إدارة وتنظيم الوثائق الرسمية في المملكة العربية السعودية: دراسة تطبيقية على أمانة محافظة جدة
Author
الحربي، عبد العزيز بن عبد الله
Abstract
أولت كثير من الدول والحكومات اهتماما ً بالوثائق الرسمية واعتبرت تلك الوثائق جزءا ً من هويتها وذاكرتها الوطنية وانعكس هذا الاهتمام في سن القوانين والأنظمة التي تحكم التعامل بالوثائق .. وقد اهتمت المملكة العربية السعودية ومنذ توحيدها على يد المؤسس الراحل الملك عبد العزيز آل سعود رحمه الله بتطبيق النظم الإدارية والإجراءات الحديثة في معظم الوزارات والدوائر الرسمية ، ومن هذا المنطلق تم إنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات عام 1409هـ وكانت أولى ثمرات إنشاء هذا المركز صدور نظام الوثائق والمحفوظات الخاص بتنظيم التعامل مع الوثائق الرسمية التي تحفظ في كافة الأجهزة الحكومية ، وهذه الدراسة محاولة للكشف عن مدى التباين في تطبيق هذا النظام من حيث الوسائل والآليات التي تأخذ بها الأجهزة الحكومية ، ما يمكن أن يؤدي إلى الإخفاق في تحقيق الأهداف والغايات التي رمت إليها الدولة من إصدار النظام ، حيث جرى اختيار الأرشيف المركزي لأمانة محافظة جدة النطاق الميداني للدراسة وتحديدا ً دراسة تلك الوسائل التي أخذت بها الأمانة لتنظيم وثائقها ، وهدفت الدراسة إلى التأكد من مدى تطبيق الأمانة للسياسات العامة لنظام الوثائق والمحفوظات من خلال أرشيفها المركزي .. وطبقت الدراسة "" منهج دراسة الحالة "" كأحد مناهج البحث العلمي واستعان الباحث بالأدوات الثلاث ،المقابلة الشخصية، والملاحظة ، والاستبيان ، وقد توصلت الدراسة إلى نتيجة مؤداها إن الإجراءات المعمول بها في أرشيف الأمانة المركزي من الحفاظ على الوثائق والمحفوظات وصيانتها، وفهرستها ،وتصنيفها ،هي إجراءات قائمة على اجتهادات شخصية وذاتية أدت إلى تضخم الوثائق وحجم المراسلات لدى أرشيف الأمانة المركزي ، والتي تنم عن عدم مواكبة أرشيف الأمانة لمضامين مواد نظام الوثائق والمحفوظات .
